Warszawa, dn. 20 kwietnia 2016 r.

Stanowisko nr 5/2016

Porozumienia samorządów zawodowych i stowarzyszeń prawniczych

dot. kancelarii sędziego i przyszłego statusu asystenta sędziego

Porozumienie Samorządów Zawodowych i Stowarzyszeń Prawniczych wskazuje na konieczność podjęcia prac ustawodawczych, które prowadzić będą do zasadniczej zmiany modelu organizacji pracy sędziego dzięki stworzeniu kancelarii sędziego.

Celem stworzenia kancelarii sędziego jest  usprawnienie przebiegu postępowań sądowych poprzez umożliwienie sędziemu poświęcenia czasu wyłącznie na czynności orzecznicze, wprost polegające na sprawowaniu wymiaru sprawiedliwości, przy szerokim powierzeniu czynności z zakresu administracji sądowej i ochrony prawnej asystentom sędziego oraz referendarzom sądowym. Istotnym elementem nowoczesnego wymiaru sprawiedliwości winna być wysoko wykwalifikowania i dobrze wynagradzana obsługa sekretarska, asystencka i referendarska.

Modelem pożądanym jest stała współpraca każdego sędziego z co najmniej jednym sekretarzem sądowym, asystentem sędziego oraz referendarzem sądowym.

Jednym z najistotniejszych problemów obecnego modelu pozostaje faktyczne obciążenie sędziego znaczną ilością czynności pozajudykacyjnych. Jedynie w odniesieniu do niektórych z tych czynności istnieje obecnie możliwość powierzenia ich wykonania asystentowi sędziego, a nadto w wielu przypadkach może to być tylko ich projekt. Czynności te nie są czynnościami skomplikowanymi, ale z uwagi na konieczność wykonania ich praktycznie w każdej sprawie są  niezmiernie czasochłonne. Dotyczą one zarówno wstępnego jak i zasadniczego etapu postępowania cywilnego i karnego (np. w zakresie postępowania związanego z wzywaniem do uzupełnienia braków formalnych i fiskalnych pism, formalnej kontroli aktu oskarżenia, zarządzeń o dokonywaniu doręczeń i kontroli prawidłowości ich dokonywania, formalnej kontroli aktu oskarżenia, przeprowadzania bieżącego sprawdzania stanu spraw odroczonych, spraw w których postępowanie zostało zawieszone, zlecanie wywiadów środowiskowych), ale występują również w toku postępowania egzekucyjnego (np. kontrola terminowości nadsyłania przez komorników sprawozdań z czynności podejmowanych w ramach egzekucji z nieruchomości, składania sprawozdań przez zarządcę dłużnika, zwracanie się o akta do komorników w sytuacji złożenia wniosku o wydanie zarządzeń w trybie art. 759 § 2 kpc). Obok czynności, które przybierają formę zarządzenia, sędzia często zmuszony jest do podejmowania szeregu czynności faktycznych, jak choćby poszukiwanie osoby biegłego, czy odpowiedniego instytutu naukowo – badawczego celem wykonania opinii, ustalanie możliwości wykonania danej opinii, czy też poszukiwanie placówki, która daną opinię wykona w możliwie najkrótszym terminie (szczególnie w sądach  z niewystarczającą obsadą urzędniczą).

Dodatkowym obciążeniem dla sędziego chcącego zachować należytą sprawność postępowania pozostaje konieczność sprawowania kontroli nad terminowością podejmowania czynności przez referendarzy sądowych.

Pomimo możliwości orzekania przez referendarzy sądowych co do wniosków dotyczących zwolnienia od kosztów sądowych, ustanowienia pełnomocnika lub obrońcy z urzędu, czy też wynagrodzenia biegłych, nadal zdecydowanie zbyt często czynności te wykonują sędziowie, albowiem nie ma możliwości wykonania ich przez referendarza lub też oczekiwanie na podjęcie tych czynności przez referendarza przedłużyłoby bieg postępowania. Mimo dopuszczalności wykonywania pewnych czynności z zakresu administracji sądowej przez asystenta sędziego, jego rola sprowadza się w praktyce głównie do sporządzania projektów uzasadnień orzeczeń i zwykle nie jest możliwe realizowanie przez niego ustawowego zadania polegającego na wykonywaniu czynności zmierzających do przygotowania spraw sądowych do rozpoznania, czy też sporządzaniu projektów zarządzeń i orzeczeń wskazanych w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 8 listopada 2012 r. w sprawie czynności asystentów sędziów (Dz.U. 2012.1270).

Z uwagi na szczupłość kadry asystenckiej sędzia zwykle nie posiada  możliwości stałej i codziennej pracy z jednym asystentem nawet w zakresie przygotowywania projektów uzasadnień orzeczeń. Rzadkością jest sytuacja, kiedy sędzia ma możliwość współpracy z asystentem już na etapie dokonywania analizy akt sprawy i gromadzenia orzecznictwa, czy literatury przydatnej przy rozpoznawaniu sprawy. Asystent sędziego zwykle współpracuje z kilkoma sędziami jednocześnie, co z całą pewnością utrudnia mu  prawidłową organizację pracy i nierzadko wpływa na jakość wykonywania powierzonych mu obowiązków służbowych.

Dla rzeczywistego usprawnienia postępowania sądowego konieczne jest zatem zatrudnienie takiej liczby asystentów sędziego i referendarzy sądowych, aby możliwe było faktyczne realizowanie przez nich ich obecnych zadań ustawowych, a jednocześnie jednoznaczne poszerzanie samodzielnych kompetencji asystenta w płaszczyźnie szeroko pojętej technicznej organizacji pracy sędziego, poprzez umożliwienie mu  samodzielnego wykonywania szeregu czynności zmierzających do zapewnienia właściwego toku wewnętrznego urzędowania sądów oraz wszystkich pomocniczych czynności pozajudykacyjnych o charakterze administracji sądowej, wykonywanych w ramach referatu sędziego (a nie jedynie ich projektów). Postawienie przed asystentami nowych zadań musi być przy tym również związane ze zwiększeniem liczby zatrudnionych asystentów.

Kancelaria sędziego powinna być zespołem pomocniczym z jasno określonymi kompetencjami w zakresie ochrony prawnej i czynności administracyjnych. Wskazane jest powierzenie asystentowi sędziego obowiązku dbania o zachowanie sprawności postępowania w zakresie czynności wykonywanych przez referendarza sądowego oraz sekretarza sądowego.

Dla osiągnięcia oczekiwanego efektu konieczne jest przyjęcie  takich rozwiązań, które sprzyjałyby traktowaniu przez samych zainteresowanych funkcji referendarza sądowego, sekretarza sądowego,  jak i asystenta sędziego jako docelowej na drodze kariery zawodowej, albowiem praktyka wskazuje, iż praca sędziego z asystentem, referendarzem czy urzędnikiem  wraz z upływem czasu staje się coraz bardzie efektywna. Należy zapewnić  asystentom sędziego, referendarzom sądowym, jak i sekretarzom sądowym wynagrodzenia, które sprzyjałoby takiemu traktowaniu zajmowanych stanowisk. Nie należy pomijać również rozwiązań podnoszących status pełnionej funkcji, poprzez rozszerzenie możliwości podejmowania określonych działań przez asystenta sędziego „pod własnym nazwiskiem”. Zmiany w omawianym zakresie nie powinny  jednak  dotyczyć uprawnień referendarzy sądowych i asystentów sędziego do ubiegania się o stanowisko sędziego.

Postulowane zmiany wymagać mogą nowelizacji zarówno przepisów ustrojowych, jak i proceduralnych, przy czym można się spodziewać, iż z uwagi na konieczność zwiększenia obsady asystentów sędziego i referendarzy sądowych, a jednocześnie ograniczenia budżetowe mogą być wprowadzane w życie przez dłuższy czas. Konieczne będzie zatem dostosowanie tempa nowelizacji przepisów do możliwości budżetowych, tak aby nie nakładać na asystentów sędziego i referendarzy sądowych kolejnych obowiązków, których wykonywanie w praktyce nie będzie możliwe.

    Przewodniczący Porozumienia                                           Sekretarz Porozumienia

SSO dr hab. Krystian Markiewicz                                        Dr Paweł Skuczyński